一、项目背景

    当今社会，人寿保险销售竞争日趋激烈，为了提高业务水平，需要经常举行各种会议，以传达精神、协调工作、进行员工培训或共同探讨有关问题。安徽省人寿保险销售网络遍及全省，长期以来集中开会和培训的开销非常大，但效果不甚理想。为了节省会议时间，节约会议费用，方便大家面对面的交流，安徽人保在在经过多方讨论之后，决定采用神州数码提供的视频会议解决方案，希望通过电视会议系统取代目前的传统形式，来召开各种会议、进行业务培训。

二、视频会议系统方案介绍

    以中国人民财产保险股份有限公司省分公司的会议情况为例，一个省分公司每年召开会议据估算至少要花费200～300万元，且各级管理机构的工作人员每年用于参加会议的时间约占全部工作时间的30%以上，而每次开会或会面中大约80%的时间需花费在路途中。如果采用视频会议系统就可以大大降低会议费用，在一次性投资视频会议系统后，预计每年只需5～6万元左右。而且，采用视频会议系统可以极大地节省会议支出，节约宝贵的工作时间。由于参加视频会议的人员就在本地，而且和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地互相交流、有利于领导部门及时决策和职能部门协同工作，能够极大地提高工作效率。

    一般说来，在省公司同时参与会议的人数较多，由某一领导召集一些相关成员在此开会，需考虑配置比较大的系统；在地市公司同时参与会议的人数较少，只有一些主要领导参加会议，可以考虑配置比较小的系统；同时，为了实现终端之间管理和传送音频、视频和数据，需要MCU来协调终端的工作，并与上级MCU相级联，扩大会议的规模。另外，可以增加一套T.120服务器，该系统是利用多媒体技术帮助使用者对工作中的各种信息进行处理，如共享数据、共享应用程序、实现文件的双向传输等，从而构造出一个多人共享的工作空间。也可以增加一套VOD系统，这样就可以将视频会议的内容实时录制到本地；也可将一些培训资料放在视频点播里，便于对公司员工进行培训；还能通过视频广播的功能，让使用PC机的人员可通过浏览器实时地看到和听到正在召开的会议。

    省公司由于已有VTEL设备，神州数码建议其保持原设备不变，另外购置两台Polycom ViewStation EX视频终端，一台24个点MGC-50 多点控制单元，再配备一台T.120服务器设备支持共享数据、共享应用程序等应用，此外还配置一套VOD系统开展点播和广播应用；各个分公司可以选择使用Polycom ViewStation 128视频终端产品及其视频会议辅助设备。具体结构如图1所示。

    该系统所采用的H.323协议是目前视频会议的先进技术，符合视频会议发展趋势。同时，所建设的视频会议系统还具有易于升级拓展的特点，可自如应用于局域网和广域网中，是真正可靠、稳定、可扩展的电视会议解决方案。

三、实施效果

    该视频会议系统在正式启动之前，考虑到安徽人保视频会议系统是基于骨干网上的大型视频会议系统，神州数码根据需求的不断变化，对视频会议系统总体设计方案进行了多次重大修改和调整，邀请设备厂商进行技术交流、测试和讨论，为视频会议系统提供了充分的技术准备，于2004年5月底开通整个合肥省人民保险公司行业的内部视频会议系统。

    该项目开通实施后，可以满足安徽人保的远程电视会议、信息交流等需求，提高协同工作和快速反应能力，实现不同地域、不同区域之间实时远程视频会议的需求，达到以更高效率通信传输的目的，可以有效地节约成本，安全可靠。

    安徽人保视频会议系统的建设，将为减少会议层次、减少人员流动、提高工作效率提供一条捷径，在降低大型会议组织成本，处理突发紧急事件等方面发挥重要作用。通过视频会议系统的有效运行，实现管理过程的优化，管理效率的提高和管理信息资源的有效利用，为安徽人保的业务多样化、多元化的服务推进和公司管理现代化提供有力的支撑